Montag, 21. August 2017

Digitale Verwaltung von Verträgen und Personalakten stellt hohe Anforderungen an die EDV

März 28, 2011 von  
Kategorie: Aktuelles

Als Teil des Vertragsmanagements beschäftigt sich die Vertragsverwaltung mit der Organisation von Vertragswerken. Diese werden heute zunehmend digitalisiert und können so zeit- und kostensparend verwaltet werden. Die Verwaltung der Verträge greift in nahezu alle Unternehmensbereiche hinein, beispielsweise auch in die Personalverwaltung. Hier müssen insbesondere die Arbeitsverträge als Teile der Personalakte verwaltet werden. Auch die Personalunterlagen liegen heute immer häufiger in digitalisierter Form vor. Dies führt ebenfalls zu Vorteilen in Bezug auf die dadurch mögliche Zeit- und Kostenersparnis. An die EDV von Unternehmen, die überwiegend mit digitalen Daten arbeiten, werden heute zunehmende Anforderungen gestellt, die durch moderne Programme erfüllt werden müssen.

Für die elektronische Vertragsverwaltung sind mittlerweile Standardsoftwarelösungen auf dem Markt, die die gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise an die Archivierung, erfüllen. Allerdings muss bei der Nutzung von Standardsoftware darauf geachtet werden, dass diese mit anderen Softwarelösungen des Unternehmens kompatibel ist. Sonst entstehen beispielsweise daraus Schwierigkeiten, dass wie in der Personalverwaltung, Vertragswerke nicht nur zentral verwaltet, sondern auch in einzelnen Abteilungen verwendet werden. Es muss also zum Beispiel möglich sein, über die digitalisierte Personalakte auf den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters zuzugreifen. Gleichzeitig müssen die Vertragsdaten aber auch über das Vertragsmanagementsystem vorliegen, da ansonsten ein sinnvolles Vertragscontrolling, welches ebenfalls Aufgabengebiet des Vertragsmanagements ist, nicht erfolgen kann.

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